Comment un media studio a repris le contrôle de ses 22 freelances

Contexte — avant

Le studio pilotait 22 freelances réguliers (monteurs, motion designers, rédacteurs, graphistes) pour des projets client sur 3 à 6 semaines. Chaque lundi matin, les 4 CDP passaient 3h à matcher les disponibilités dans une feuille Sheets, envoyer des messages Slack individuels, envoyer les briefs par email, et créer les tickets Airtable manuellement.

Résultat : 8 tâches perdues par mois en moyenne (freelance qui n’a pas vu le message, brief envoyé à la mauvaise version, deadline mal communiquée). 3 à 4 litiges de facturation par mois car les jalons n’étaient pas tracés. 71% des projets livrés dans les délais.

Mécanisme appliqué

Trois étapes, quatre semaines, un système de dispatch en production.

1. Cartographie des profils freelances — Saisie des 22 profils dans Airtable : compétences, tarifs, disponibilités habituelles, historique projets, préférences de communication. Durée : 1 semaine avec les CDP.
2. Règles de matching automatique — Algorithme simple : compétence requise × disponibilité × charge courante × historique projet-client. Make attribue automatiquement en respectant les règles métier (pas deux projets concurrents chez le même client, priorité aux freelances avec historique positif).
3. Workflow dispatch + suivi — Attribution automatique le vendredi soir pour la semaine suivante. Notification Slack personnalisée au freelance. Brief généré depuis le template Notion. Ticket Airtable créé avec jalons et montants. Rappels automatiques 48h avant chaque jalon.